Работа большинства отделов «Очаковской Логистической Компании» («О.Л.К.») не была автоматизирована, и было ясно, что они работают не с полной выкладкой. Базовые бизнес-процессы отнимали значительную часть рабочего времени сотрудников и были явно неудобны для выполнения. Например, для обработки заявок клиентов по расчету стоимости услуг и планирования маршрутов использовались электронные таблицы. Их было очень много, и при расчетах нередко возникали ошибки. Путевые листы, заявки на ремонт и расход горюче-смазочных материалов оформлялись вручную, что замедляло скорость обслуживания клиентов. Постоянно возникали сложности с отслеживанием выполнения заданий на перевозку, контролем взаиморасчетов с подрядчиками и клиентами.
Стало очевидно, что компании необходима, как минимум, единая база, в которой не просто могли бы работать несколько отделов, но которая позволила бы легко формировать необходимые отчеты, с помощью которой можно было бы управлять перевозками и планировать загрузку транспорта. Необходимо было значительно упростить взаимодействие с клиентами, сделать его более эффективным. Для этого следовало ускорить прием заявок и их регистрацию, оптимизировать формирование рейсов с учетом весогабаритных характеристик грузов и особенностей их перевозки; необходимо было также обеспечить равномерную загрузку транспортных средств и организовать контроль выполнения заказов. Кроме того, среди задач, которые должна решить автоматизация, было получение новых инструментов для легкого сбора и анализа данных по работе предприятия.
В процессе внедрения
После анализа существующих на рынке предложений на предмет их соответствия перечисленным выше требованиям, руководство компании остановилось на программных продуктах «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» и «1С-Рарус:Транспортная логистика и экспедирование». Работы по интеграции решений были поручены компании «1С-Рарус».
В первую очередь, специалисты системного интегратора провели изучение бизнес-процессов и выявили ключевые проблемы, с которыми сталкивались сотрудники «Очаковской Логистической Компании» в процессе ежедневной работы. Был проведен детальный анализ требований заказчика к автоматизированной системе, после чего составлен календарный план работ.
В ходе проекта специалистами «1С-Раруса» была выполнена интеграция программных продуктов с другими системами на базе «1С:Предприятия» и осуществлен перенос данных из предыдущих систем автоматизации, выполнена установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения, а также сервера СУБД. Чтобы процесс перехода на новую систему прошел максимально комфортно, были произведены начальные настройки программы, оказана помощь при вводе начальных остатков и проведено обучение персонала.
Как правило, в процессе реализации подобных проектов неизбежно появляются дополнительные запросы, ставятся новые задачи для внедрения. Так было и в этот раз. Например, были внедрены система управления складом (WMS) и система управления отношениями с клиентами (CRM).
Первые результаты
С помощью прикладного решения «1С:Управление автотранспортом 8 Проф» была автоматизирована работа восьми пользователей компании, а с помощью «1С-Рарус:Транспортная логистика и экспедирование» было автоматизировано более 50 рабочих мест.
Результат внедрения стал заметен буквально с первых же дней работы на новой системе: упростилось планирование и контроль выполнения рейсов, загрузка транспорта стала равномерной, ускорилось выполнение заказов, снизились затраты на ГСМ, эксплуатацию и содержание машин, а время обработки заявок клиентов сократилось с 10 минут до 30 секунд. Значительно ускорилась подготовка сопроводительной документации: вместо 15 минут она стала занимать одну минуту. В итоге, в течение шести месяцев после завершения проекта объем перевозок вырос на 20%.